導入事例

介護記録システム導入のきっかけは…

『介護記録をシステム化すれば、情報共有も含め、業務をもっと効率化できるのではないか－。』

介護記録のシステム化は、現場のスタッフから声があがるケース、経営層／管理者から指示がでるケースがありますが、マザアス日野様では後者＝施設長からの指示でした。 現場からの要望であれば、導入システムはほぼ確実に使われますが予算がつくかどうかが難しく、
経営層の意向であれば、予算はつきますが「使わされている感」が現場に付きまとうことになりかねません。
そんな中、マザアス日野様では、施設長からの指示でありながら、現場で意欲的に使っていただいています。
どうしてそのようなことができたのか、その秘密に迫ってみました。

現場にとって一番使いやすいものを

2012年の導入からさかのぼること2年、システム化したいと最初に言ったのは現場スタッフでした。
数社のデモを見るなど検討しましたが使いやすそうなものがなかったため、現場スタッフには、やっぱり無理だなというイメージが残されたまま時が過ぎていきました。
ところが、2011年に施設長が変わった事で転機が訪れました。

新しい施設長は、現場を効率化したいと考えており、元病院の経営に携わっていた方なので、それにはシステムを使うのが当たり前という認識をもっていました。

• 翌2012年度にはシステム導入の方針が打ち出され、予算も確保され、後は選ぶだけになりました。
  
  施設長は現場に対して理解がありましたし、とにかく記録を実施する現場が使いやすいものを選ぶことを大切にしてくれましたので、おかげで選定メンバーは自分たちにとって一番使いやすいものを選ぶことに集中できました。

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紙の書式に近い画面のコメットケアに決定

検討したのは4社のシステム。
正直、営業の説明はどれもよく、何が自分たちにとって一番良いものかわからなかったです。
そこで「時間をかけずに入力でき、誰でも見られるのが良い」と考えるようにしたところ、4社から2社へ絞込み、そして介護記録に特化したシステム『コメットケア』へとたどり着きました。

紙で12年運用してきた施設にとっても、コメットケアは画面がわかりやすく、今の書式に近い画面で、画面を見ただけで使えました。

紙との併用でスムーズな導入を進めた

いくら使いやすそうという理由で選んでも、導入を進めるのは簡単ではないはず。
「あの忙しい業務の中で生かすには、使える分だけ使おう」と考えました。

それが現場から大きな拒否反応もなく、少しずつ浸透していく良い結果につながっていきました。
例えば事故報告書は長年使っている書式を継続することに決めました。
コメットケアでもかなり詳細に記録はできますが、それでは足りないほど詳細にまとめているためです。

また、すべてを直接iPadに記録しようとすると、どうしても無理が生じるので、紙との併用も無理にやめようとしませんでした。それでも、ひとつの記録を複数の帳票に転記する手間を考えれば、たった一度の転記で済みました。

そして、施設長のあたたかい目もありました。
現在の状況でもシステムの撤退はないし、なぜ紙と併用しているのかという話もありませんでした。
システム化のメリット、移行を長い目で見守っていてくれています。

ご家族とのやりとりなど、記録の確認がスムーズに

本格導入開始から半年、残業は少しずつ減り始めたという実感がわき始めました。
家族からの問い合わせがあった際、記録の確認にわざわざ階を移動しなくてもよくなりました。相談員と家族のやりとりは結構多く、記録がすぐ見られるのはとても便利です。

現場スタッフの反応

「デイルームで見守りしながらiPadでコメントを書けるのがいいですね。」

「日誌をわざわざ作成することがなくなったのが良かったです。」

「レクや巡視、体位変換の記録など複数の利用者様を一度に記録できるのが 便利です。コメントを書きたい人だけ、あとから追記しています。」

このように現場スタッフの反応はとても良かったです。

今後は、さらなるコメットケアの定着、紙の運用の削減を進めていき、残業の削減を確かなものにしていく予定です。